Path recrute 01 Assistant Administratif et Réceptionniste

Path recrute 01 Assistant Administratif et Réceptionniste

PATH est une organisation mondiale à but non lucratif qui se consacre à l’atteinte de l’équité en matière de santé. Avec plus de 40 ans d’expérience dans l’établissement de partenariats multisectoriels et avec une expertise dans les domaines de la science, de l’économie, de la technologie, du plaidoyer et de dizaines d’autres spécialités, PATH développe et met à l’échelle des solutions innovantes aux défis de santé les plus urgents du monde.

PATH Sénégal travaille en partenariat avec le Ministère de la Santé pour améliorer la santé de la population sénégalaise. Depuis 2001, PATH collabore avec les dirigeants gouvernementaux, les communautés, les travailleurs de la santé et d’autres parties prenantes pour identifier et déployer des approches innovantes pour lutter contre le paludisme et d’autres maladies infectieuses, renforcer les systèmes de santé, améliorer la santé reproductive et faire face à la menace croissante des maladies non transmissibles.

À l’avenir, PATH continuera d’étendre son travail et ses partenariats au Sénégal afin de renforcer les systèmes de santé, d’améliorer les services et d’apporter des soins de haute qualité aux femmes, aux enfants et aux communautés.

PATH Sénégal est à la recherche d’un(e) réceptionniste et assistant(e) administratif(ve) expérimenté(e) et bilingue pour apporter un soutien aux activités du projet au Sénégal.

Responsabilités

Administration de bureau

• Gérer l’accueil y compris les téléphones, les visiteurs, la réception et la distribution des colis et du courrier, et la gestion des colis sortants et du courrier (livraison locale en coordination avec les chauffeurs).
• Collectez les factures des fournisseurs et donnez-les à l’équipe financière
• Organiser toutes les réunions du personnel / déjeuner.
• Tenir à jour des listes de contacts des partenaires internes et externes, en veillant à ce que les coordonnées soient exactes.
• Tenir un inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau et lorsque les fournitures sont faibles ; aider à passer des commandes ou à faire des achats.
• Gérer l’allocation de café et de fournitures de bureau.
• Assistance à la correspondance avec les partenaires et le ministère de la Santé.
• Petites tâches de traduction, gestion de tâches de traduction plus importantes à l’aide de prestataires de services, copie et impression de documents selon les besoins.
• Gérer la réservation des salles de conférence et coordonner avec les équipes de programme pour les petits documents
• Surveiller l’équipement de bureau en accord avec l’agent informatique (téléphones, photocopieurs, matériel de projection, imprimantes, etc.) et alerter le personnel concerné de tout problème ou question.
• Sauvegarde d’autres assistants de programme si nécessaire.
• Soutien aux programmes Pays, partenaire RH et Country Manager
• Gérer l’agenda du directeur pays.
• Organiser les réunions du Directeur Pays (réserver la salle et accueillir les visiteurs)
• Soutenir la planification et la préparation des réunions et des ateliers (logistique et préparation de la salle de réunion et des documents sur demande).
• Aider les programmes de pays à préparer les avances budgétaires pour les ateliers et/ou les réunions.
• Fournir un soutien logistique aux programmes pays, au directeur national, au directeur financier et aux ressources humaines pour les voyages, y compris la demande de visa, la préparation du RAT et du TER, la demande d’approbations au PADM, la réservation d’hôtel, les billets d’avion, etc.
• Arrangements de voyage pour les voyages nationaux et internationaux des visiteurs du programme, y compris les vols, la réservation de chambres d’hôtel et la prise en charge à l’aéroport.
• Attribuez le numéro de voyage, remplissez les RAT et traitez les avances de déplacement.
• Compiler et traiter les remboursements TER et s’assurer que les pièces justificatives sont conformes à la réglementation et aux procédures de voyage PATH
• Soutenir les visiteurs du programme.

Activités financières

• Gérer la petite caisse et le réapprovisionnement.
• Soutenir l’approvisionnement du bureau, y compris la demande de devis, le lancement de la création de fournisseurs.
• Équipement
• Assister l’Administration du site (SADM) sur la gestion des utilités, en particulier la maintenance (réparation de l’électricité, services de climatisation)
• Coordonner le travail des entreprises tierces dans nos locaux.
• Gérer les fournisseurs liés à l’installation (demandes de devis…)

Profil recherché

• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Un minimum de trois (3) ans d’expérience dans un rôle similaire / ONG est préférable
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
• Capacité à travailler avec plusieurs équipes d’horizons divers
• La maîtrise de l’anglais et du français est obligatoire
• Compétences avancées en Microsoft Office
• Solides capacités organisationnelles
• Proactif et adaptable à l’évolution des priorités.

PATH s’engage à bâtir une main-d’œuvre inclusive où la diversité est valorisée.

PATH souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi.

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : path.wd1.myworkdayjobs.com.