UNOWAS recrute 01 Assistant Administrative

UNOWAS recrute 01 Assistant Administrative

Responsabilités

Sous la supervision générale du spécialiste de la gestion des biens, le titulaire s’acquitte des responsabilités suivantes:

Administration générale

• Fournir des conseils au personnel de la mission et / ou subalterne. Fournir, s’il y a lieu, une assistance pour l’examen des accords avec le pays hôte, des accords budgétaires ou des contributions pour des subventions ou d’autres activités dans les domaines assignés; Identifier et signaler les questions / problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, et recommander des mesures appropriées;
• Coordonner régulièrement avec les unités de service et assurer la liaison au besoin avec les membres de l’équipe interne à la mission et dans les stations extérieures;
• Effectuer des inspections physiques et un contrôle de la qualité des biens des Nations Unies de la mission pour s’assurer que tous les articles sont comptabilisés et en bon état de fonctionnement;
• Aider les parties prenantes à préparer les passations par profits et pertes du matériel et à traiter les cas de passation par profits et pertes par l’intermédiaire des comités de contrôle du matériel compétents;
• Tenir quotidiennement des registres des biens exacts et vérifiables dans un système électronique de gestion des stocks pour le contrôle du matériel et la responsabilisation conformément aux instructions administratives, directives, manuels et PON;
• S’acquitter de toutes autres tâches administratives connexes qui pourraient lui être confiées (par exemple, voyages, suivi des comptes et paiement des fournisseurs et des vacataires, examiner les plans d’espace physique et aider à identifier les besoins en matière de technologie de bureau, l’entretien du matériel, des logiciels et des systèmes, organiser et coordonner des séminaires, des conférences et des traductions).

Gestion des ressources humaines

• Effectuer diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple, le recrutement, l’affectation, la promotion, la réinstallation, l’évaluation du comportement professionnel, les examens de classement des emplois, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en appliquant systématiquement les règles, règlements, politiques et procédures de l’ONU;
• Assurer la liaison avec l’administration centrale et les services exécutifs, selon les besoins;
• Tenir à jour les dossiers d’avis de vacance de poste et mettre à jour le suivi des avis de vacance de poste; Préparer les actions relatives au personnel au moyen des outils électroniques actuels de l’ONU, par exemple Umoja;
• Fournir des conseils et répondre aux questions générales sur les procédures et les processus de classification;
• Fournir des informations et des conseils au personnel/consultants en ce qui concerne les conditions d’emploi, les devoirs et responsabilités, et les privilèges et droits prévus par le Statut et le Règlement du personnel ;
• Surveiller les tableaux d’effectifs assignés pour diverses activités de ressources humaines, par exemple, les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des engagements, les réaffectations, les transferts et les mouvements de personnel. Budget et finances :
• Fournir une assistance dans la préparation et l’élaboration du programme de travail et du budget du bureau;
• Aider à suivre régulièrement le budget/programme de travail en ce qui concerne divers budgets, fonds d’affectation spéciale, subventions et autres fonds, enregistrer les réaffectations de ressources et mettre en œuvre les réaffectations si nécessaire;
• Recueillir des données à partir des bases de données pertinentes et aider à la préparation des rapports financiers; Fournir une assistance pour l’examen et la préparation du plan à moyen terme et de ses révisions; Examiner et aider à finaliser les estimations de coûts et les propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et autres pour la mission, y compris les aspects programmatiques; surveille la conformité à la
• plan à moyen terme et autres textes portant autorisation des organes délibérants; Aider, s’il y a lieu, les cadres à définir les besoins en ressources pour la présentation du budget;
• Surveiller la mise en œuvre du budget / les dépenses et enregistrer la réaffectation des fonds si nécessaire; Examiner les demandes de biens et de services pour confirmer a) que le code des dépenses des objets a été facturé et b) la disponibilité des fonds;
• Suivre les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de coûts, en accordant une attention particulière aux règlements et règles et aux politiques et procédures établies;
• Aider à la préparation des propositions d’exécution du budget;
• Aider à finaliser les rapports sur l’exécution du budget en accordant une attention particulière aux écarts
• entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.

Exigences du poste

• Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.
• Une formation technique dans les domaines des finances, du budget, de la gestion des ressources humaines, de l’administration, de la gestion immobilière ou dans un domaine connexe est souhaitable.
• Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration, les finances, le budget, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou dans un domaine connexe. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à 3 années pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle ou d’un grade supérieur.
• Une expérience de la gestion immobilière est souhaitable.
• De solides compétences en informatique, y compris la maîtrise du traitement de texte et des feuilles de calcul, sont requises.
• Une connaissance spécifique des outils administratifs électroniques de l’ONU, tels que UMOJA ou ERP, est souhaitable.
• Une expérience professionnelle acquise à ce titre au sein d’une mission des Nations Unies sur le terrain ou d’agences des Nations Unies à ce titre est souhaitable.
• Il est souhaitable de connaître les dispositions fonctionnelles des règles, règlements, manuels et politiques de l’Organisation des Nations Unies.
• L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise du français oral et écrit est indispensable.
• La connaissance pratique de l’anglais est souhaitable.

Date de clôture : 07 octobre 2023

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : careers.un.org.